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社内制度・規程作成

社内制度、規定を整備することにより会社を守り、社員のモチベーションを上げることができます。

整備するメリットGood point

サンプルイメージ

社内制度・規程作成の目的は大きく分けて3つあります。

@法令上の要求に対応する為
一定の条件の下、企業に作成が求められている規程があります。
例えば、

  • 就業規則(※)
  • 有期雇用契約労働者の就業規則(※)
  • 時間外労働・休日労働に関する協定(※)
  • セクハラ防止規程
  • 育児休業規程(短時間勤務制度等の規程)
  • 定年後再雇用に関する規程

(※:求められていない場合もありますが、該当するケースは非常に少ないでしょう)

特に、今までは規程というと、従業員が10人以上いるか、そして就業規則を作って届出をしているか(これをしていないと罰則適用となる)。
もう少し最近になると、パートタイマー等の非正規雇用について適用を除外しているか(正社員と同じ内容でよいか)。
除外しているならその分別規定をちゃんと準備しているか(これも届出をしていなければ罰則適用となる)。といったことをチェックすれば終わりでした。
要するに怖いのは罰則規定だけでした。

ところが、最近では従業員から民事訴訟を起こされても対応できるように、細かい規定をしっかり見なくてはならなくなりました。

例えば、母子保護規定として、

母子保健法に基づく保健指導、健康診査を受信するための通院休暇
育児時間
育児休業
育児に関する短時間勤務等の措置
子の看護休暇
時間外労働・深夜業制限についての請求
軽易な労働への変更など

多くのものが法令上要求されています。

特に、育児に関する短時間勤務等の措置については、事業主がなんらかの措置を講じなければなりませんが、規定がなければ何の措置を講じているのか分からないため、履行が認められず従業員の権利が妨げられます。
(参照:規則34条)

その他の母子保護規定についても、これらをしっかり就業規則等の規程に定め、担当者含め全員に周知し、実際に運用しないと何か実際に損害が発生した場合賠償の責任を免れることはできません。セクハラについても同じです。

(産休、育児期間中の休暇、賃金内容も就業規則絶対的必要記載事項に該当しますから、記載が必要です。)

※割増賃金率が来年4月から変更されます。就業規則、賃金規定についても変更が必要です。

※育休中の短時間勤務は3歳まで義務化されました。他の措置は努力義務ですから、必ずしも規程にする必要はありません。
その他、配偶者が養育できる場合の除外がなくなりました。


Aリスク管理上あった方が望ましい為
昨今の経営環境を考えた場合、あったほうが望ましいものがあります。
例えば会社秘密、個人情報秘密保持に関する定め
退職金規程がある場合は、減額・不支給についての定め
内部通報規程
職務発明取扱規程
十分な懲戒規定
などです。これらは、職種・従業員数・社会的立場などによって必要性は変わってくると思いますが、一度確認は必要です。


Bコスト削減に役立ち、場合により社員の希望に沿う為
非常に限られた場合かもしれませんが、例えば以下の状況にあった場合、社内規定、制度を作ることにより、コストを削減し社員にとってもプラスにできるかもしれません。

A.もともと会社が一切残業代を払っていなかった

・固定残業代込の賃金規程
・所定労働時間を年間2085時間(最大)とした就業規則等

もともと法令違反をしながら、残業代は0。法令遵守すると100払わなければないとします。我々や行政機関が100払いなさいというのは簡単ですが、いきなり大きな負担が生じることになります。そこで、法令遵守しながら50を目指す。その時に上2つの制度は非常に役に立ちます。
(従業員への説明と同意が必要です)

B.収入よりも、時間の柔軟性を求める社員がいる

・フレックスタイム制
・裁量労働時間制

これらの制度により、社員はある程度自由に出勤できるようになります。一方、会社側は残業代の一部が減ることになりますからコストを下げることもできます。

C.将来出世し、核となる人については少し残業して仕事を覚えてほしい

・フレックスタイム制度
・変形労働時間制
・裁量労働時間制

将来中心となる社員はある程度残業しながら業務を覚えてもらう必要があります。出世する可能性が増えるなら、残業代が少々少なくても働こうとする人もいるかもしれません。

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御社の規程は大丈夫ですか?

以下の項目について全て整備されているのであればさしあたり大きな問題は生じないでしょう

パートタイマーあるいは有期雇用労働者の適用を除外し、別規程を作っていますか
内定取消し事由を定めていますか
身元保証に関する定めがありますか
身元保証の期間を5年以上にしていませんか
試用期間、及びその期間中解雇することがあるとの記載がありますか
転籍、出向に関する定めがありますか(命じることがある、拒んではならないなど具体的に)
降格、降給に関する規定がありますか
法定休日と法定外休日の区別ができていますか
振替休日の定めがありますか
月末が忙しいなど繁閑がはっきりしている場合、変形労働時間制の規定はありますか
一定以上の残業、休日、深夜残業については許可制にしていますか
特別休暇(冠婚葬祭など)と通常の休日が重なっても対応できますか
裁判員になった場合の対応は定められていますか(賃金など)
母子保健法に基づく保健指導または健康診査を受信するために通院休暇の請求についての定めがありますか
育児時間についての定めがありますか
育児に関する短時間勤務の規定がありますか
子の看護休暇に関する規定がありますか
休職規定の休職期間、要件は現実的ですか
インフルエンザの疑いがある場合など、会社が休職を命令できるようになっていますか
休職期間が終了した場合解雇ではなく退職となっていますか
休職規定は断続的な休みにも対応できるようになっていますか
休職、復職いずれも必要があった場合会社が指定する医師の診断書を求められますか
定年後再雇用に関する定めがありますか
再雇用の基準について「協調性があり、勤務態度が良好なもの」という文言も含まれていますか
定年後再雇用の場合は、年金・雇用保険高年齢継続給付を組み合わせ、低い給与で手取りをなるべく高く設定することができますが、それを適用できるような規定になっていますか
健康診断・医師との面談をを受けさせるなど、労働時間に応じ従業員の健康を守る措置を規定していますか
セクハラの内容及びあってはならない旨の方針を明確にし、管理職を含む従業員に周知啓発していますか
セクハラをした人には厳正に対処する方針及びその内容を文書に規定し、管理職含む従業員に周知啓発していますか
セクハラに関する相談をしたり事実確認に協力したことにより不利益取り扱いを受けない旨を定め周知していますか。
懲戒、退職などで無断欠勤に対応できるようになっていますか
懲戒事由として「正当な理由なく、配転、転勤、出向などを拒否したとき」等の記載がありますか
懲戒事由として「会社の機密情報や個人情報を会社の許可なく社外に持ち出したり、第三者に漏えいさせたときまたは漏らそうとしたとき」等の記載がありますか
懲戒事由として「私的なインターネット上のブログや日記などに、会社の技術上の情報、営業上の情報、顧客情報、ノウハウ、その他会社が秘密保持対象として取り扱う一切の会社の業務に関係する情報を掲載したとき」等の記載がありますか
懲戒事由として「会社の定める健康診断を受診しないとき」等の記載がありますか
懲戒事由として「タイムカードなど出退勤の記録、日報、残業の申請や申告、営業報告など、すべての会社への報告、連絡、提出物を疎かにしたときや虚偽の申告や届出を行ったとき」との記載がありますか
解雇に関する定めがありますか
退職金規程がある場合は、減額・不支給についての定めがあり、かつ退職理由の如何にかかわらず、行為によって減額・不支給にできるような規定になっていますか。
会社秘密、個人情報秘密保持に関する定めがありますか
退職後の競業避止義務について定めがありますか
内部通報規程がありますか
職務発明取扱規程がありますか、あるいはなくても全く問題ありませんか
残業代を払っていない管理職は、「管理監督者」の要件に合致しますか
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